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Come Organizzare un Webinar

In passato abbiamo parlato di come i Webinar possano essere usati come importanti strumenti di marketing per formare i clienti o per presentare nuovi prodotti e caratteristiche.

Il discorso fatto la scorsa settimana abbracciava più gli aspetti teorici, concentrandosi principalmente sulle motivazioni per utilizzare i Webinar e in quali casi possano essere più efficaci.

Oggi invece vorrei concentrarmi sugli aspetti più concreti.

Indipendentemente a quale gestore ti rivolgerai, ci sarà sempre un tetto massimo di partecipanti. Spesso è possibile alzare il tetto pagando un extra, ma prima di spendere una fortuna forse faresti meglio pensare alla natura dell’evento. Come anticipavo la scorsa settimana una presentazione può essere aperta a più persone, ma devi comunque pensare a quale sia la tua visibilità: è perfettamente inutile pagare per un evento capace di ospitare 2000 persone (e magari rinunciare a qualche altra caratteristica per farlo) quando la nostra visibilità riuscirà a malapena a garantire un centinaio.

Invece, se vuoi tenere una sessione di e-learning, fare i conti con i partecipanti è decisamente più semplice, perché si devono obbligatoriamente iscrivere, ma evita comunque di superare le 50 persone o non sarai in grado di seguirle tutte.

Consigli per organizzare l’evento: prima, durante e dopo
Il più grosso consiglio che ti posso dare è Non Improvvisare.

La preparazione per un Webinar inizia giorni prima dell’evento stesso: devi innanzi tutto fissare una durata (ti consiglio di restare sotto l’ora e mezza se vuoi tenere alto l’interesse) e organizzare i punti che intendi trattare in modo da riuscire a toccarli tutti alternando parti teoriche a prove pratiche. Considerando che il 50% della conferenza si basa sul video puoi aiutarti preparando delle diapositive da presentare. Evita, però, di fare quelle diapositive stracolme di testo, ricorda che sono solo un aiuto per te, per attenerti alla scaletta che hai programmato, e per il pubblico che può avvalersi di un supporto visivo per non restare disorientato. Se hai già visto una conferenza Apple, hai un ottimo esempio di come vadano fatte.

Durante il Webinar il mio consiglio è sempre quello di avvalersi di un moderatore per gestire la chat, seguire tutto tu è molto complesso e renderà il discorso meno fluido, quindi meno piacevole da seguire.

Ti consiglio anche di richiedere feedback e lanciare sondaggi a intervalli regolari durante la conferenza, per evitare che l’attenzione si perda e avere sempre il polso della situazione.

Al termine dell’evento, dovrai poi aver cura di inviare una recall newsletter a tutti i partecipanti per dare seguito al webinar, ricordandoti di inviare anche il link alla registrazione dell’evento (sempre che questo servizio sia disponibile dall’operatore che hai selezionato) per chi volesse rivederlo e tutto il materiale a supporto (esempi, tutorial, depliant e le slide stesse) che possono essere utili ai partecipanti del tuo webinar.

Sicuramente ti sarai accorto che organizzare un Webinar non è un’attività che si può improvvisare, richiede tempo e un piccolo investimento. Tuttavia, come ricordavo la scorsa settimana, sono un ottimo strumento accessibile a un pubblico che in condizioni normali non potrebbero permettersi di organizzare un evento e capaci di comprimere tempo e costi che avrebbe l’organizzazione di una conferenza.

In modo particolare se.

offri assistenza post vendita, puoi seguire quaranta clienti in un’unica sezione al posto di passare il tempo con ogni uno di loro in chat.
tieni corsi periodici di aggiornamento e formazione; un utente che sa usare il prodotto non ti terrà mattinate incollato al telefono per risolvergli i problemi.
promuovere un prodotto, senza per questo dover affittare sale conferenza e prenotare alberghi, si può partecipare alla conferenza ovunque ti trovi, senza alcun incomodo.

Molto interessante.

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