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Come Organizzare gli Ordini

Le scorse settimane abbiamo parlato di come scrivere preventivi efficaci, ma una volta che questi sono accettati, vediamo cosa accade.

Non è di certo il momento di tirare i remi in barca, al contrario, il lavoro vero e proprio inizia solo ora e la soddisfazione del cliente dipenderà principalmente dall’efficienza con cui affronterai questa fase. Per questo motivo, in questo post, vorrei darti alcuni consigli per aiutarti a gestire efficacemente gli ordini dei clienti.

La puntualità è tutto
Nel maggioranza dei casi i clienti hanno fretta.

Non è chiaro per quale regola non scritta i clienti si riducano sempre all’ultimo minuto a dover fare le cose trovandosi sempre con l’acqua alla gola, ma sta di fatto che, le emergenze, capitano più di quanto si possa immaginare.

Sicuramente avrai già fatto i tuoi conti mentre stilavi il preventivo, ma, se così non fosse, questo è davvero il termine ultimo per fissare le tempistiche di consegna.

Rivedi, con molta attenzione, le richieste del cliente cercando di identificare a priori gli aspetti problematici dell’ordine e di stimare obiettivamente il tempo che richiederà superarle;
Fai mente locale sulle altre lavorazioni che hai in corso per valutare in che modo riuscirai a incastrare questo nuovo ordine tra quelli già in corso e, in che misura, questi ultimi potranno influenzare eventuali ritardi;
Aggiungi un ragionevole margine di tempo per cautelarti da eventuali imprevisti, tieniti un adeguato spazio di manovra senza però esagerare, il tuo tempo è denaro e i clienti hanno sempre fretta;
Dalla somma di questi tre aspetti otterrai è la tua dead line, limite ultimo entro il quale dovrai tassativamente consegnare il lavoro finito.

Ora che abbiamo una data di scadenza, il problema resta come rispettarla.

La cosa migliore, quando si affronta un problema complesso, è di scomporre le operazioni per risolverlo in azioni basilari: dei micro compiti elementari.

Nel caso di un ordine ti consiglio di impiegare gli Step di Lavorazione, che rappresentano i punti importanti da gestire in un ordine, assegnando a ognuno un tempo limite entro il quale il compito deve essere completato per rispettare i tempi di consegna.

L’impiego degli Step, ci permette di tenere traccia dello stato dell’ordine e di accorgerci immediatamente se qualcosa rischia di far ritardare la tabella di marcia, consentendoci di prendere tempestivi provvedimenti per correggere la situazione.

Gli Step di Lavorazione sono ancora più efficaci se impieghi i giusti strumenti per tenerne traccia o, ancora meglio, impiegarli per condividere lo stato di avanzamento di un progetto tra tutti i colleghi per migliorarne l’efficienza della tua azienda.

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