Una convenzione tra avvocato e sindacato rappresenta il quadro giuridico e operativo che regola l’assistenza legale offerta ai lavoratori e all’organizzazione sindacale stessa. Questa guida intende chiarire finalità, contenuti essenziali e aspetti critici da considerare nella redazione e nella gestione della convenzione: dalla determinazione del mandato e dell’ambito di intervento, alla disciplina dei compensi, della riservatezza e dei conflitti di interesse, fino alle modalità di recesso e di rendicontazione delle attività. Comprendere le clausole chiave e le responsabilità reciproche è fondamentale per garantire efficacia nella tutela dei diritti collettivi e individuali, evitare contenziosi interni e assicurare la conformità alle norme deontologiche e legislative. La guida offre suggerimenti pratici per negoziare termini equilibrati, modelli di clausole da adattare al caso concreto e indicazioni su come monitorare l’esecuzione della convenzione nel tempo.
Come scrivere una convenzione avvocato sindacato
Per redigere una convenzione tra un avvocato e un sindacato è fondamentale definire con chiarezza l’oggetto e l’ambito della prestazione: occorre descrivere i servizi che l’avvocato è chiamato a fornire (assistenza nelle vertenze individuali o collettive, negoziazione di contratti collettivi, rappresentanza in sede giudiziaria o davanti a organismi di conciliazione, consulenza preventiva, ecc.), i limiti di tale mandato e le eventuali esclusioni. La definizione dell’oggetto va accompagnata da un principio di rappresentanza che specifichi se l’avvocato ha potere negoziale e/o di sottoscrivere accordi transattivi in nome e per conto del sindacato, con l’indicazione precisa dei casi in cui è richiesto il preventivo via libera degli organi statutari del sindacato o della base associativa.
Il regime economico dev’essere esplicitato in modo trasparente e conforme alle norme deontologiche e fiscali applicabili; la convenzione dovrebbe prevedere la modalità di determinazione del compenso (onorario a forfait, a tempo, a risultati con le cautele previste dalla normativa professionale), le modalità di fatturazione, termini di pagamento, eventuali anticipi e il rimborso delle spese vive. È opportuno inserire clausole che disciplinino la gestione di eventuali indennità o contributi corrisposti dai soggetti terzi, nonché la responsabilità fiscale sulla ritenuta e l’applicazione dell’IVA, rimandando, se necessario, alla legislazione tributaria vigente.
La disciplina della durata e della cessazione della convenzione deve essere precisa: indicare la durata iniziale, le condizioni e forme per il rinnovo, le ipotesi di risoluzione anticipata per inadempimento o per mutuo consenso, nonché le modalità di comunicazione e gli effetti della risoluzione su pratiche in corso, documenti e somme anticipate. Vanno previsti i diritti e gli obblighi delle parti al momento della cessazione, con indicazione della gestione dei fascicoli, della consegna di copia degli atti e della conservazione della documentazione.
Questioni di responsabilità, assicurazione professionale e tutela del rischio devono essere specificate in modo che sia chiaro l’ambito di responsabilità dell’avvocato e gli strumenti di copertura, prevedendo, se ritenuto opportuno, limiti massimi di responsabilità e la disciplina dell’indennizzo per danni derivanti da negligenza professionale, nel rispetto dei limiti consentiti dalla normativa vigente e dalle regole deontologiche. È inoltre essenziale prevedere obblighi di informazione periodica e rendicontazione verso gli organi del sindacato circa lo stato delle pratiche, gli esiti delle trattative e la gestione economica dei singoli incarichi.
La protezione dei dati personali e la riservatezza devono essere trattate con attenzione: la convenzione dovrebbe stabilire chi è titolare e responsabile del trattamento, le finalità e la base giuridica del trattamento, le misure di sicurezza da adottare, i termini di conservazione dei dati e le procedure per la gestione di richieste di accesso o di esercizio dei diritti da parte degli interessati, in conformità al regolamento europeo e alla normativa nazionale. Allo stesso tempo, è opportuno regolare la proprietà intellettuale e il trattamento dei materiali prodotti, indicandone l’utilizzo consentito e le eventuali limitazioni.
Per la gestione dei conflitti di interesse e della possibile collaborazione con altri professionisti, la convenzione dovrebbe prevedere obblighi di verifica preventiva, comunicazione alle controparti e divieto di subappalto o, se ammesso, regole sulla delega e responsabilità solidale. È utile includere clausole che disciplinino la risoluzione delle controversie derivanti dall’interpretazione o dall’esecuzione della convenzione, scegliendo il foro competente o prevedendo procedure di mediazione o arbitrato, nonché la legge applicabile.
Infine, la forma finale del documento dovrebbe essere redatta in termini chiari e comprensibili, corredata da allegati tecnici ove necessari (elenco pratiche iniziali, tariffario concordato, modulo di procura o mandato), e sottoposta a verifica giuridica e deontologica prima della sottoscrizione. È consigliabile che la bozza venga esaminata dagli organi decisionali del sindacato per la ratifica e che entrambe le parti procedano alla firma con data certa, conservando copia dei documenti per eventuali futuri controlli o verifiche.
Modello convenzione avvocato sindacato
Tra
1) ______________, con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, in persona del/la legale rappresentante Sig./Sig.ra ______________, nato/a a ______________ il ______________, residente in ______________, di seguito indicato/a “Sindacato”;
e
2) Il/La Dott./Dott.ssa ______________, Avvocato/a, iscritto/a all’Ordine degli Avvocati di ______________ al n. ______________, con studio professionale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, di seguito indicato/a “Avvocato”.
Premesso che
– il Sindacato intende avvalersi di assistenza e rappresentanza legale in materia di diritto del lavoro, previdenza, diritto sindacale e connessi;
– l’Avvocato dichiara di essere in possesso delle competenze professionali necessarie e di poter prestare i servizi oggetto della presente convenzione;
si conviene e stipula quanto segue.
1. Oggetto
L’Avvocato si impegna a fornire al Sindacato, alle condizioni del presente atto, assistenza e consulenza legale nei seguenti ambiti: ______________ (es. contenzioso individuale e collettivo, contrattazione collettiva, assistenza ai membri, pareri, formazione). L’elenco dettagliato delle prestazioni e delle attività ammesse è indicato nell’Allegato A: ______________.
2. Durata
La presente convenzione ha durata dal ______________ al ______________, salvo risoluzione anticipata secondo quanto previsto dall’art. 13. Alla scadenza si intenderà rinnovata automaticamente / non rinnovata (barrare) ______________.
3. Modalità di conferimento degli incarichi
3.1 Gli incarichi specifici saranno conferiti dal Sindacato all’Avvocato mediante comunicazione scritta (e-mail / PEC / lettera) contenente oggetto, scope, termini e eventuali limiti. Indirizzo per i conferimenti: ______________.
3.2 L’Avvocato potrà avvalersi, previa comunicazione al Sindacato, di collaboratori o praticanti iscritti all’albo senza costi aggiuntivi salvo diverso accordo. Eventuale subappalto è consentito solo con autorizzazione scritta del Sindacato.
4. Obblighi dell’Avvocato
4.1 Eseguire le prestazioni con diligenza professionale, aggiornare tempestivamente il Sindacato sull’andamento delle pratiche, informare su scadenze e rischi.
4.2 Evitare conflitti di interesse e comunicare immediatamente al Sindacato qualsiasi circostanza che possa costituire conflitto.
4.3 Conservare e custodire i documenti ricevuti e prodotti nell’ambito della prestazione, salvo diverso accordo.
5. Obblighi del Sindacato
5.1 Fornire all’Avvocato tutte le informazioni e la documentazione necessarie per lo svolgimento delle prestazioni.
5.2 Provvedere al pagamento dei compensi e al rimborso delle spese come concordato.
5.3 Comunicare tempestivamente all’Avvocato ogni modifica di dati di contatto o di procura.
6. Corrispettivi e modalità di pagamento
6.1 Per le prestazioni oggetto della presente convenzione le parti concordano il seguente schema tariffario: compenso a forfait per attività di consulenza/contrattazione ______________; tariffa oraria ______________; percentuale di successo (se applicabile) ______________.
6.2 I compensi sono da intendersi al netto di IVA e oneri di legge, ove applicabili. Le fatture saranno emesse dall’Avvocato e pagate dal Sindacato entro ______________ giorni dal ricevimento.
6.3 È previsto un importo a titolo di anticipazione/mandato pari a ______________ da riversare all’atto del conferimento di ciascun incarico, con rendiconto finale.
7. Spese anticipate e rimborso
Salvo diverso accordo, tutte le spese vive (bollo, diritti, spese di cancelleria, perizie, trasferta, notifiche, spese di giudizio) saranno anticipate dall’Avvocato e rimborsate dal Sindacato previa esibizione della relativa documentazione comprovante. Modalità di rimborso: ______________.
8. Rendicontazione e fatturazione
L’Avvocato provvederà a fornire rendicontazione periodica (mensile/trimestrale) delle attività svolte e delle spese sostenute. Modalità e cadenza: ______________.
9. Responsabilità e assicurazione
9.1 L’Avvocato risponde dell’operato professionale secondo i limiti stabiliti dalla legge e dal codice deontologico.
9.2 L’Avvocato dichiara di essere coperto da polizza di assicurazione professionale stipulata con ______________, polizza n. ______________, massimale ______________, valida fino al ______________.
10. Riservatezza e segreto professionale
10.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni, i dati e i documenti scambiati o acquisiti nell’esecuzione della presente convenzione, fatti salvi gli obblighi di legge.
10.2 L’obbligo di riservatezza rimane in vigore anche dopo la cessazione della convenzione per un periodo di ______________ anni.
11. Trattamento dei dati personali
11.1 Le parti si conformano al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale in materia di protezione dei dati personali.
11.2 Titolare del trattamento per i dati relativi ai membri del Sindacato: ______________. Responsabile del trattamento (se nominato): ______________. Le finalità e le modalità del trattamento sono dettagliate nell’Allegato B: ______________.
12. Conflitti di interesse
In caso di conflitto di interessi l’Avvocato dovrà darne immediata comunicazione al Sindacato. Qualora il conflitto sia insanabile, le parti potranno recedere senza oneri ulteriori.
13. Recesso e risoluzione
13.1 Ciascuna parte può recedere dalla presente convenzione mediante comunicazione scritta con preavviso di ______________ giorni.
13.2 La risoluzione immediata è consentita per giusta causa, ivi compresi gravi inadempimenti, violazione del segreto professionale o conflitto di interessi grave.
14. Effetti della risoluzione
Alla cessazione del rapporto l’Avvocato consegnerà al Sindacato, entro ______________ giorni, tutta la documentazione relativa agli incarichi svolti; il Sindacato provvederà al pagamento delle prestazioni eseguite e delle spese dovute sino alla data di efficacia della risoluzione.
15. Cessione del contratto
La presente convenzione non può essere ceduta a terzi senza il consenso scritto dell’altra parte.
16. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per il mancato adempimento dovuto a causa di forza maggiore debitamente documentata. Le parti si incontreranno per definire modalità di prosecuzione o risoluzione delle prestazioni.
17. Modifiche
Ogni modifica o integrazione del presente contratto dovrà essere redatta per iscritto e sottoscritta dalle parti.
18. Nullità parziale
La nullità o inefficacia di una o più clausole non comporterà la nullità dell’intero contratto; le parti sostituiranno la clausola invalida con una valida che si avvicini il più possibile all’intento originario.
19. Legge applicabile e foro competente
La presente convenzione è disciplinata dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla sua interpretazione, esecuzione o validità è competente in via esclusiva il Foro di ______________, salvo diverso accordo scritto.
20. Comunicazioni
Per le comunicazioni previste dal presente contratto valgono i seguenti recapiti:
– Per il Sindacato: indirizzo ______________, PEC ______________, e-mail ______________, telefono ______________.
– Per l’Avvocato: studio in ______________, PEC ______________, e-mail ______________, telefono ______________.
Allegati
Allegato A – Elenco dettagliato delle prestazioni: ______________.
Allegato B – Informativa e accordo sul trattamento dei dati personali: ______________.
Allegato C – Tariffario e modalità di rimborso spese: ______________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Per il Sindacato
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Per l’Avvocato
Nome: ______________
Iscrizione all’Albo: ______________
Firma: ______________
(Spazio per eventuali firme digitali/PEC e per l’apposizione del timbro del Sindacato)