Stabilire una convenzione con un bar significa trasformare un rapporto commerciale in una collaborazione strutturata e vantaggiosa per entrambe le parti: sicurezza di forniture e clienti per il locale, visibilità e condizioni preferenziali per chi la stipula. Questa guida offre un percorso pratico per progettare, negoziare e formalizzare un accordo chiaro e bilanciato, affrontando gli aspetti economici, legali e organizzativi più rilevanti. Troverai indicazioni su come definire servizi e sconti, redigere clausole essenziali, gestire la durata e la risoluzione del contratto, nonché suggerimenti per promuovere e monitorare la partnership nel tempo. L’approccio è operativo: esempi concreti, check‑list e raccomandazioni per evitare fraintendimenti e massimizzare i benefici comuni.
Come scrivere una convenzione con bar
Per redigere una convenzione con un bar in modo professionale e sicuro, conviene procedere con chiarezza e precisione sui punti essenziali: individuare con esattezza le parti contraenti (ragione sociale, partita IVA, indirizzo, rappresentanti legali) e definire lo scopo dell’accordo specificando quali servizi il bar fornirà (ad esempio somministrazione di alimenti e bevande, catering per eventi, vendita al dettaglio) e in quali luoghi e orari. La durata della convenzione e le modalità di rinnovo o di cessazione devono essere espresse con termini temporali chiari, comprensivi di eventuali periodi di prova e di preavvisi per la disdetta.
Nel corpo del contratto è fondamentale descrivere in modo misurabile le prestazioni richieste: standard qualitativi, menu, prezzi concordati (se stabiliti) o criteri per la loro determinazione, orari di servizio, numero minimo di addetti, responsabilità relative alla pulizia e alla gestione dei rifiuti. Vanno disciplinati con precisione gli aspetti economici: corrispettivi, modalità e termini di pagamento, fatturazione, eventuali cauzioni o depositi, meccanismi di riparto degli incassi se applicabile, rimborsi spese e penali per inadempienze. Prevedere anche diritti di controllo amministrativo e accesso per verifiche contabili, con modalità e limiti che rispettino la normativa sulla privacy.
Le garanzie e la responsabilità sono un altro capitolo cruciale: il bar deve dichiarare di essere in regola con le autorizzazioni sanitarie e amministrative, di avere le assicurazioni necessarie (responsabilità civile verso terzi, infortuni sul lavoro ecc.) e di osservare le norme igienico-sanitarie. Inserire clausole di manleva e indennizzo per danni derivanti da negligenza del fornitore, nonché limiti di responsabilità ragionevoli. Regolare inoltre la responsabilità per danni a cose o persone e le modalità di gestione dei reclami e delle emergenze.
Per la gestione delle modifiche, della risoluzione e delle controversie è opportuno prevedere procedure chiare per il recesso, i termini di preavviso, il diritto di risoluzione per grave inadempimento e le conseguenze economiche della cessazione anticipata (penali, restituzione di anticipo, inventario e riconsegna dei locali). Inserire una clausola di force majeure che identifichi eventi che sospendono gli obblighi e le conseguenze attese, nonché la legge applicabile e il foro competente o l’impegno a tentare una mediazione/arbitrato prima di adire le vie giudiziarie.
Non trascurare gli aspetti operativi e logistici: definire responsabilità per fornitura e manutenzione delle attrezzature, gestione delle utenze, eventuali lavori di allestimento o adattamento dei locali, criteri per la comunicazione al pubblico e per l’uso di segnaletica o marchi, nonché eventuali vincoli di esclusiva o limitazioni a collaborazioni con terzi. Se nella convenzione sono coinvolti dati personali (prenotazioni, mailing list, pagamenti), includere gli obblighi di protezione dati conformi al GDPR e specificare chi è il titolare e chi è l’eventuale responsabile del trattamento.
Allegati e recepimenti tecnici rendono il contratto praticabile: inserire come allegati planimetrie, listini, menu, orari, elenco delle attrezzature fornite, check list di apertura/chiusura, eventuali regolamenti interni e moduli per la rendicontazione dei ricavi. Ogni modifica deve essere possibile solo per iscritto mediante accordo firmato dalle parti. Infine, concludere con le sottoscrizioni dei legali rappresentanti e la data di entrata in vigore.
È buona pratica far revisionare la bozza da un avvocato esperto in contratti commerciali e diritto amministrativo o delle attività di somministrazione, per verificare la conformità normativa e inserire clausole specifiche in funzione del contesto locale (ad es. regolamenti comunali, ordinanze sanitarie, normative fiscali). Una convenzione chiara, bilanciata e dettagliata riduce i rischi di conflitti e facilita la collaborazione a lungo termine.
Modello convenzione con bar
Tra:
1) ______________, con sede in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra ______________ in qualità di ______________ (di seguito: “Committente”);
e
2) il Bar ______________, con sede in ______________, cod. fiscale / partita IVA ______________, rappresentato dal titolare Sig./Sig.ra ______________ (di seguito: “Bar”),
premesso che
a) il Committente intende avvalersi dei servizi di ristorazione e/o somministrazione del Bar per le finalità indicate nel presente contratto;
b) il Bar dichiara di essere in possesso dei requisiti per l’esercizio dell’attività e di ottemperare alla normativa igienico-sanitaria e amministrativa vigente;
c) le parti intendono disciplinare i termini e le condizioni della collaborazione;
si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 — Oggetto
Il Bar si impegna a fornire al Committente i servizi di somministrazione di alimenti e bevande nonché eventuali servizi accessori (allestimento, servizio al tavolo, consegna a domicilio, catering per eventi, ecc.) descritti nell’Allegato A: ______________, alle condizioni e nei termini stabiliti nel presente contratto.
Art. 2 — Durata
La presente convenzione ha durata a partire dal ______________ fino al ______________, con rinnovo automatico / salvo disdetta da comunicarsi con preavviso di ______________ giorni (barrare la scelta): ______________.
Art. 3 — Sede e orari di erogazione
I servizi saranno erogati presso: ______________.
Gli orari di apertura/servizio saranno: ______________, salvo diverse esigenze concordate per iscritto tra le parti.
Art. 4 — Corrispettivi e modalità di pagamento
1. Il Committente corrisponderà al Bar, per i servizi prestati, le somme indicate nell’Allegato B: listino prezzi / tariffario ______________.
2. Modalità di fatturazione e pagamento: fatturazione mensile / per evento / su consegna (barrare la scelta): ______________; pagamento entro ______________ giorni dalla data fattura tramite bonifico bancario sul conto intestato a ______________, IBAN ______________.
3. Eventuali costi aggiuntivi (trasporto, materiali, personale extra) saranno fatturati separatamente previa autorizzazione scritta del Committente.
Art. 5 — Obblighi del Bar
Il Bar si impegna a:
a) rispettare la normativa igienico-sanitaria e le autorizzazioni amministrative vigenti;
b) utilizzare prodotti freschi e conformi agli standard di qualità indicati nell’Allegato C: ______________;
c) garantire personale qualificato e formato, con idoneità sanitaria ove richiesta;
d) mantenere puliti ed efficienti gli spazi utilizzati per l’erogazione del servizio;
e) comunicare tempestivamente al Committente eventuali problemi che possano compromettere l’esecuzione del servizio.
Art. 6 — Obblighi del Committente
Il Committente si impegna a:
a) mettere a disposizione, se necessario, gli spazi e le attrezzature indicate in Allegato D: ______________, in condizioni idonee;
b) comunicare preventivamente al Bar informazioni rilevanti su esigenze alimentari particolari, allergie o intolleranze dei destinatari del servizio;
c) corrispondere i corrispettivi nei termini previsti.
Art. 7 — Responsabilità e assicurazioni
1. Il Bar è responsabile per danni derivanti da negligenza o imperizia nello svolgimento del servizio.
2. Il Bar dichiara di essere assicurato per responsabilità civile verso terzi con massimale minimo di € ______________ per sinistro / annuale (se applicabile): ______________ e si impegna a mantenere attiva la polizza per tutta la durata della convenzione.
3. Eventuali danni a cose o persone causati dal personale del Bar saranno risarciti secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dalla copertura assicurativa.
Art. 8 — Sicurezza alimentare e allergeni
Il Bar si impegna a rispettare le normative in materia di sicurezza alimentare (HACCP) e a fornire, su richiesta, le informazioni sugli allergeni presenti nei prodotti serviti. In caso di richieste particolari, il Bar non sarà responsabile per reazioni allergiche se non adeguatamente informato per iscritto dal Committente.
Art. 9 — Riservatezza
Le parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni confidenziali ricevute durante la vigenza della presente convenzione e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra parte, salvo obblighi di legge.
Art. 10 — Trattamento dei dati personali
Le parti si danno reciprocamente atto del rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR). Gli eventuali dati personali raccolti saranno trattati esclusivamente per le finalità connesse all’esecuzione del presente contratto. Le specifiche in materia di trattamento dei dati sono indicate nell’Allegato E: ______________.
Art. 11 — Subappalto e cessione
Il Bar non potrà subappaltare o cedere, in tutto o in parte, i diritti o gli obblighi derivanti dal presente contratto senza il preventivo consenso scritto del Committente.
Art. 12 — Recesso e risoluzione
1. Il presente contratto può essere risolto per inadempimento con comunicazione scritta e decorrenza di ______________ giorni dalla ricezione della stessa, salvo che l’inadempimento non sia sanato entro tale termine.
2. È facoltà di ciascuna parte recedere anticipatamente con preavviso scritto di ______________ giorni senza obbligo di motivazione (se previsto): ______________.
3. In caso di recesso o risoluzione, le parti provvederanno a regolare quanto dovuto per i servizi già prestati fino alla data effettiva di cessazione.
Art. 13 — Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per l’inadempimento totale o parziale degli obblighi contrattuali imputabile a cause di forza maggiore, quali eventi naturali, pandemie, incendi, scioperi, sommosse, disposizioni normative o amministrative sopravvenute che impediscano l’esecuzione del servizio. La parte che invoca la forza maggiore dovrà darne pronta comunicazione all’altra parte.
Art. 14 — Penali
Per il caso di ritardo nell’esecuzione dei servizi concordati o di inadempienze specifiche, le parti convengono le seguenti penali: ______________ (indicare importi o criteri). Le penali non escludono il diritto al risarcimento ulteriore del danno.
Art. 15 — Controversie e legge applicabile
Per qualsiasi controversia derivante dall’interpretazione o esecuzione del presente contratto, le parti tenteranno in via amichevole la risoluzione. In mancanza di accordo, la controversia sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di ______________. Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
Art. 16 — Comunicazioni
Tutte le comunicazioni relative al presente contratto dovranno essere indirizzate ai seguenti recapiti:
Per il Committente: indirizzo e-mail ______________, PEC ______________, indirizzo postale ______________.
Per il Bar: indirizzo e-mail ______________, PEC ______________, indirizzo postale ______________.
Art. 17 — Allegati
Sono parte integrante del presente contratto i seguenti allegati:
– Allegato A: Descrizione dei servizi ______________
– Allegato B: Listino prezzi / Tariffe ______________
– Allegato C: Standard qualitativi / Menù ______________
– Allegato D: Elenco attrezzature e spazi messi a disposizione ______________
– Allegato E: Informativa e modalità trattamento dati ______________
Art. 18 — Disposizioni finali
Ogni modifica al presente contratto dovrà essere fatta per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti. Eventuali pattuizioni contrarie non preventivamente concordate per iscritto si intendono nulle.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________
Per il Committente
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Per il Bar
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Allegati: ______________ (elenco)