Stipulare una convenzione con un patronato significa mettere per iscritto un rapporto di collaborazione che facilita l’accesso dei lavoratori e dei cittadini alle prestazioni previdenziali, assistenziali e amministrative. Questa guida offre indicazioni pratiche per comprendere i contenuti essenziali di una convenzione, valutare il profilo dei servizi offerti dal patronato e definire responsabilità, tempistiche e criteri di qualità.
Il testo è pensato per imprenditori, responsabili del personale, sindacati e associazioni che vogliono attivare o rinnovare un accordo operativo con un patronato, con attenzione agli aspetti normativi, alla tutela dei dati personali e alle garanzie per gli utenti. Troverai suggerimenti su clausole fondamentali, controllo dei risultati, modalità organizzative e gestione dei casi complessi, per trasformare la convenzione in uno strumento efficace e trasparente a beneficio di tutte le parti coinvolte.
Come scrivere una convenzione con patronato
Per predisporre una convenzione efficace con un patronato occorre prima di tutto definire con chiarezza le finalità dell’accordo e il perimetro dei servizi che il patronato erogherà; la convenzione deve esplicitare chi sono le parti contraenti con i riferimenti anagrafici e la rappresentanza legale, indicare il ruolo del patronato (ad esempio assistenza previdenziale, gestione pratiche INPS, consulenza per prestazioni sociali) e descrivere in modo dettagliato le prestazioni, i livelli di servizio attesi e le modalità operative per la presentazione e il follow‑up delle domande. È fondamentale stabilire le responsabilità operative di ciascuna parte: chi provvede alla raccolta della documentazione, quali controlli preliminari sono richiesti, come vengono gestiti gli incarichi a terzi o le eventuali attività in outsourcing, nonché le procedure di escalation in caso di problemi o contestazioni da parte degli utenti.
Nel testo contrattuale devono trovare posto disposizioni chiare sulle condizioni economiche, indicando se la collaborazione prevede rimborsi, compensi a forfait, tariffe per singola pratica o altre forme di remunerazione, insieme a termini di fatturazione, modalità di pagamento e regole per la rendicontazione. Anche la durata della convenzione e le cause e modalità di rinnovo o risoluzione anticipata vanno esplicitate, con preavvisi concordati e le conseguenze pratiche in caso di cessazione del rapporto, in particolare per la gestione delle pratiche in corso e la restituzione o la conservazione della documentazione.
La protezione dei dati personali è un elemento centrale: la convenzione deve stabilire se il patronato agisce come titolare autonomo o come responsabile del trattamento, prevedere un accordo sul trattamento dei dati conforme al GDPR, dettagliare le finalità del trattamento, le categorie di dati trattati, i tempi di conservazione, le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate, le garanzie per il trasferimento di dati e le modalità per gestire richieste di esercizio dei diritti da parte degli interessati. È opportuno inserire l’obbligo di riservatezza e clausole specifiche su divulgazione, uso del logo e comunicazioni esterne, nonché l’indicazione del referente per la privacy e delle procedure in caso di violazione dei dati.
Vanno inoltre previste clausole relative a responsabilità, manleva e assicurazioni: definire i limiti di responsabilità, le ipotesi di responsabilità per danni diretti e indiretti, obblighi di tenuta e di conservazione della documentazione e l’obbligo per il patronato di mantenere polizze assicurative adeguate a coprire attività e rischi inerenti. Le disposizioni sulla conformità normativa devono richiamare l’osservanza di leggi e regolamenti applicabili, comprese eventuali norme settoriali relative ai patronati o a specifiche prestazioni, e prevedere il diritto di ispezione e audit da parte dell’ente convenzionante per verificare il rispetto degli obblighi.
È consigliabile disciplinare le modalità di gestione delle controversie, scegliendo la legge applicabile e il foro competente, e inserire una clausola di mediazione o arbitrato se si vuole favorire la composizione alternativa delle liti. Le modifiche e gli aggiornamenti della convenzione devono essere regolamentati mediante un meccanismo di revisione scritto a cui le parti si attengono, così come la possibilità di allegare e aggiornare capitolati tecnici o schede di servizio in allegati esecutivi che fanno parte integrante del contratto.
Dal punto di vista formale, la convenzione dovrebbe prevedere allegati che dettagliano protocolli operativi, elenchi di servizi, schemi di modulistica, indicatori di performance e reportistica periodica; è opportuno stabilire obblighi di formazione del personale, requisiti professionali e certificazioni richieste al patronato per svolgere le attività concordate. Per la sottoscrizione, oggi sono accettate le firme digitali qualificate e la trasmissione tramite PEC per garantirne prova e tracciabilità, ma in funzione della natura dell’accordo può essere utile anche prevedere gli adempimenti notarili o di registrazione fiscale laddove richiesto.
Infine, prima di formalizzare la convenzione è prudente sottoporre la bozza a verifica legale specialistica e consultare il quadro normativo e gli enti di vigilanza competenti, verificare l’effettiva autorizzazione o riconoscimento del patronato da parte degli organismi preposti, e valutare l’impatto operativo e la sostenibilità economica dell’accordo, in modo da trasformare l’intesa in un documento eseguibile, chiaro nei diritti e negli obblighi di entrambe le parti e adeguato al rispetto della normativa vigente.
Modello convenzione con patronato
Tra: ______________ (di seguito “Patronato”), con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, PEC ______________, rappresentato da ______________ in qualità di ______________;
e
______________ (di seguito “Committente”), con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, PEC ______________, rappresentato da ______________ in qualità di ______________.
Premesso che
– il Patronato è un ente che svolge attività di assistenza e tutela per prestazioni sociali, previdenziali, assistenziali e fiscali;
– il Committente intende avvalersi delle prestazioni del Patronato per ______________;
le parti convengono quanto segue.
1. Oggetto
Il Patronato si impegna a prestare a favore del Committente i seguenti servizi: ______________ (es.: informazione e orientamento, istruttoria pratiche pensionistiche, invalidità, richiesta assegni familiari, presentazione ricorsi, assistenza amministrativa e procedurale, ecc.), secondo le modalità e i tempi di cui al presente accordo.
2. Durata
Il presente contratto ha effetto dal ______________ e scadrà il ______________, salvo rinnovo concordato per iscritto. Ciascuna delle parti può recedere anticipatamente ai sensi dell’art. 13 (recesso/risoluzione).
3. Modalità di esecuzione
Le prestazioni saranno erogate presso ______________ / mediante ______________ (es.: sportello, telefonico, online), con i seguenti orari e disponibilità: ______________. Le modalità operative dettagliate sono allegate al presente contratto come Allegato A: ______________.
4. Obblighi del Patronato
Il Patronato si impegna a:
– svolgere le attività con diligenza e professionalità, nel rispetto della normativa vigente;
– comunicare tempestivamente al Committente eventuali criticità o elementi che impediscano l’esecuzione del servizio;
– mantenere adeguato personale qualificato per le attività oggetto del contratto;
– rispettare gli obblighi in materia di privacy e protezione dei dati personali (cfr. art. 8).
5. Obblighi del Committente
Il Committente si impegna a:
– fornire al Patronato tutte le informazioni, documentazione e dati necessari per l’esecuzione del servizio entro i termini richiesti: ______________;
– collaborare con il Patronato affinché le attività possano essere svolte correttamente;
– corrispondere i compensi secondo quanto stabilito all’art. 6.
6. Corrispettivi e modalità di pagamento
Il Committente corrisponderà al Patronato un corrispettivo di ______________ (euro ______________) per le prestazioni descritte, secondo la seguente modalità di pagamento: ______________ (es.: bonifico a 30 gg, c/c bancario IBAN ______________). Eventuali spese vive documentate saranno rimborsate previa approvazione: ______________.
7. Fatturazione e obblighi fiscali
Il Patronato emetterà regolare fattura / nota spese per i servizi prestati con i dati indicati dal Committente. Le parti si conformeranno agli obblighi fiscali e contributivi previsti dalla normativa vigente.
8. Trattamento dei dati personali
Le parti riconoscono che, ai fini dell’esecuzione del presente contratto, potranno essere trattati dati personali. Il ruolo delle parti in ordine al trattamento sarà il seguente: ______________ (indicare chi è Titolare e chi è Responsabile del trattamento). Il Patronato si impegna ad adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati, conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale. Eventuali sub-responsabili saranno nominati previa autorizzazione scritta del Committente. I termini di conservazione dei dati saranno: ______________. Per ogni questione relativa al trattamento dei dati: referente per il Patronato ______________; referente per il Committente ______________.
9. Riservatezza
Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni di natura confidenziale scambiate in esecuzione del presente contratto e ad utilizzarle esclusivamente per le finalità contrattuali. L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione del contratto per un periodo di ______________ anni.
10. Responsabilità e manleva
Il Patronato è responsabile per dolo e colpa grave nello svolgimento delle prestazioni. Fatto salvo quanto previsto dalla legge, la responsabilità complessiva del Patronato non potrà eccedere l’importo totale effettivamente percepito ai sensi del presente contratto nel precedente anno solare. Il Committente manleva il Patronato da ogni richiesta di terzi derivante da informazioni false o incomplete fornite dallo stesso Committente.
11. Assicurazione
Il Patronato dichiara di essere coperto da polizza assicurativa per responsabilità civile professionale con massimale pari a ______________, codice polizza ______________, compagnia ______________.
12. Controlli, rendicontazione e qualità
Il Patronato fornirà al Committente report periodici secondo la seguente cadenza: ______________ (es.: mensile/trimestrale) e secondo il formato: ______________. Il Committente potrà effettuare controlli sull’operato del Patronato previo preavviso di ______________ giorni.
13. Proprietà intellettuale
I materiali, moduli, procedure e documentazione prodotte dal Patronato nell’esecuzione del presente contratto resteranno di proprietà di ______________ (indicare se del Patronato o del Committente). L’uso da parte dell’altra parte richiede previo consenso scritto.
14. Risoluzione e recesso
Oltre ai casi previsti dalla legge, il presente contratto potrà essere risolto di diritto in caso di inadempimento grave di una delle parti, previa contestazione e mancata contestuale regolarizzazione entro ______________ giorni. Ciascuna parte potrà recedere anticipatamente dandone comunicazione scritta con un preavviso di ______________ giorni.
15. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per il mancato adempimento dovuto a causa di forza maggiore, intesa come evento imprevedibile, inevitabile e al di fuori del controllo della parte (es.: calamità naturali, pandemie, provvedimenti normativi straordinari). La parte che invoca la forza maggiore dovrà darne immediata comunicazione all’altra.
16. Modifiche
Qualsiasi modifica al presente contratto dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
17. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni relative al presente contratto dovranno essere effettuate per iscritto e inviate a: per il Patronato ______________ (indirizzo, PEC, e-mail), per il Committente ______________ (indirizzo, PEC, e-mail).
18. Legge applicabile e foro competente
Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del presente contratto le parti eleggono quale foro competente esclusivo il Tribunale di ______________, salvo diversa pattuizione inderogabile.
19. Disposizioni finali
Sono parte integrante del presente contratto gli allegati: Allegato A (descrizione dettagliata dei servizi e modalità operative) ______________; Allegato B (modello di report) ______________; Allegato C (eventuale elenco sub-responsabili) ______________.
Luogo e data: ______________
Per il Patronato
Nome e Cognome: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ______________
Per il Committente
Nome e Cognome: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ______________
Allegati:
– Allegato A: ______________
– Allegato B: ______________
– Allegato C: ______________
Nota: il presente modello costituisce un testo esemplificativo e deve essere adattato alla situazione concreta e verificato da un consulente legale prima della sottoscrizione.