Offrire una mensa aziendale tramite convenzione non è solo una questione di comodità: è uno strumento strategico per la welfare, la produttività e la gestione dei costi aziendali. Questa guida accompagna il lettore attraverso le scelte operative e normative fondamentali — dalla valutazione delle esigenze del personale alla definizione del modello (in house, outsourcing, buoni pasto), dalla negoziazione dei servizi e dei prezzi alla gestione contrattuale e fiscale — con attenzione a qualità nutrizionale, sicurezza alimentare e sostenibilità. Troverai suggerimenti pratici per redigere una convenzione efficace, criteri di selezione del fornitore, indicatori per monitorare il servizio e azioni per comunicare e coinvolgere i dipendenti, così da trasformare la mensa in un valore aziendale misurabile.
Come scrivere una convenzione mensa aziendale
Come esperto ti spiego come strutturare una convenzione mensa aziendale in modo chiaro, completo e difendibile dal punto di vista contrattuale. La bozza dovrebbe aprirsi identificando in modo inequivocabile le parti contraenti, con ragione sociale, sede legale, partita IVA e rappresentanti legali; a seguire va definito l’oggetto della convenzione spiegando dettagliatamente il servizio richiesto: tipologia di pasti forniti, orari di servizio, modalità di accesso dei dipendenti, eventuali servizi accessori (consegna pasti al banco, take-away, vending, catering per eventi aziendali). È fondamentale esplicitare la sede/i erogazione della mensa e indicare se il fornitore utilizzerà strutture aziendali, locali propri o terzi, con conseguente responsabilità e oneri per adeguamento e manutenzione.
Nel corpo della convenzione occorre disciplinare le condizioni economiche in termini di prezzi unitari o forfait, modalità e termini di fatturazione e pagamento, eventuali cauzioni o garanzie, modalità di revisione prezzi e meccanismi di adeguamento legati ad indici di riferimento o inflazione; se la mensa è parte di un piano di welfare aziendale, è opportuno precisare il trattamento fiscale a carico dei dipendenti e dell’azienda, le eventuali trattenute, nonché la gestione dei buoni pasto e la compatibilità con la normativa fiscale vigente. Devono essere dettagliate le responsabilità in materia di sicurezza alimentare e igiene: obbligo del fornitore di conformarsi alle normative HACCP, possesso di certificazioni sanitarie e ISO eventualmente richieste, obbligo di comunicazione di qualsiasi non conformità e procedure di richiamo o gestione di intolleranze e allergie; è utile prevedere che il fornitore mantenga registri aggiornati e renda disponibili i certificati su richiesta dell’azienda.
La convenzione dovrebbe prevedere standard di qualità e livelli di servizio misurabili, con indicatori su puntualità, qualità organolettica, varietà dei menu e soddisfazione degli utenti; tali standard possono essere collegati a penali o bonus, meccanismi di revisione periodica e incontri di monitoraggio. Inserisci clausole che regolino l’eventuale subappalto, la responsabilità civile e assicurativa del fornitore, e la responsabilità dell’azienda per eventuali oneri strutturali. Non trascurare di disciplinare la durata contrattuale, le condizioni e i termini di recesso anticipato, le ipotesi di risoluzione per inadempimento, le conseguenze economiche della risoluzione e le modalità di restituzione di beni e attrezzature.
Occorre inoltre prevedere disposizioni su privacy e trattamento dei dati personali dei dipendenti che usufruiscono del servizio, indicando gli ambiti di finalità, la base giuridica, le misure di sicurezza e, se necessario, allegando un addendum sul trattamento dei dati in conformità al GDPR. Per eventi straordinari come calamità, epidemie o altre cause di forza maggiore, inserisci una clausola che regoli sospensione, riduzione del servizio e modalità di rinegoziazione; analogamente definisci il regime delle comunicazioni tra le parti, i termini per l’accettazione delle variazioni e il formato degli avvisi. Completa la convenzione con indicazioni sulle modalità di gestione delle contestazioni, preferibilmente prevedendo una fase di conciliazione o mediazione prima di azioni giudiziarie, la legge applicabile e il foro competente.
In calce alla convenzione e agli allegati vanno riportati eventuali documenti tecnici e amministrativi che integrano l’accordo: menù tipo e listino prezzi, certificazioni di qualità e igiene, planimetrie e plan di sicurezza, procedure per la gestione dei rifiuti e per la formazione del personale; assicurati che ogni allegato sia richiamato esplicitamente nel testo e considerato parte integrante del contratto. Infine, cura la redazione con linguaggio preciso e non ambiguo, evita formulazioni eccessivamente generiche e chiedi sempre una verifica legale e fiscale prima della sottoscrizione definitiva, per adeguare la convenzione alla normativa locale e alle esigenze specifiche dell’azienda.
Modello convenzione mensa aziendale
Tra le parti:
La società ______________, con sede legale in ______________, C.F./P.IVA ______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Azienda”),
e
la società ______________, con sede legale in ______________, C.F./P.IVA ______________, rappresentata dal Sig./Sig.ra ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Gestore”),
si conviene e stipula quanto segue.
Premesse
Le premesse formano parte integrante del presente accordo e si intendono qui richiamate: l’Azienda intende assicurare il servizio di ristorazione per i propri dipendenti presso i locali aziendali indicati nelle premesse; il Gestore è disponibile a fornire il servizio alle condizioni di seguito specificate.
Art. 1 – Oggetto
1.1 Il Gestore si impegna a fornire il servizio di mensa aziendale destinato ai dipendenti e agli ospiti dell’Azienda presso i locali siti in ______________ (indirizzo), secondo le modalità e gli orari concordati.
1.2 Il servizio comprende la preparazione, somministrazione e relativa gestione dei pasti, la pulizia e la manutenzione delle aree di distribuzione nella misura e con la qualità indicate nel presente contratto e negli allegati.
Art. 2 – Durata
2.1 Il presente contratto ha durata dalla data ______________ fino alla data ______________, salvo rinnovo previo accordo scritto.
2.2 Ciascuna parte potrà recedere con preavviso scritto di ______________ giorni; in caso di inadempimento grave, la risoluzione può avvenire immediatamente ai sensi dell’art. ______________.
Art. 3 – Modalità di erogazione del servizio
3.1 Orari di apertura: ______________.
3.2 Numero stimato di pasti giornalieri: ______________ (numero medio/feriali/turni).
3.3 Tipologia di servizio: ______________ (es. self-service, porzionato, voucher, ticket elettronici).
3.4 Il Gestore garantirà la presenza di personale adeguato in numero sufficiente a garantire il corretto svolgimento del servizio.
Art. 4 – Menù, qualità e diete particolari
4.1 Il menù settimanale e il listino prezzi allegati (Allegato ______________) costituiscono parte integrante del contratto.
4.2 Il Gestore provvederà a garantire alternative per esigenze alimentari, in particolare per intolleranze e allergie, diete religiose e richieste vegetariane/vegane, previa comunicazione dell’Azienda o dell’interessato: ______________ (modalità di comunicazione).
4.3 Il Gestore assicura standard qualitativi conformi a quanto indicato nell’Allegato ______________ (specifiche di qualità).
Art. 5 – Prezzi e fatturazione
5.1 Il prezzo per pasto è stabilito in Euro ______________ (IVA ______________% inclusa/esclusa).
5.2 Le condizioni economiche, eventuali sconti per quantità e modalità di adeguamento dei prezzi sono indicate nell’Allegato ______________.
5.3 Fatturazione: il Gestore emetterà fattura con cadenza ______________ (mensile/trimestrale), da pagarsi entro ______________ giorni dalla data fattura mediante ______________ (modalità di pagamento).
5.4 In caso di ritardato pagamento si applicheranno interessi di mora pari a ______________% annuo o quanto previsto dalla legge.
Art. 6 – Personale, formazione e requisiti
6.1 Il personale addetto è assunto e gestito dal Gestore, che ne assume ogni responsabilità giuridica, previdenziale e assicurativa.
6.2 Il Gestore garantisce che tutto il personale sia in possesso delle certificazioni e dei requisiti sanitari e professionali richiesti dalle normative vigenti e che abbia ricevuto formazione in materia di igiene alimentare (HACCP) e sicurezza sul lavoro.
6.3 Il Gestore provvederà all’uso di divise/indumenti idonei e al rispetto delle norme di igiene personale.
Art. 7 – Igiene, sicurezza alimentare e controlli
7.1 Il Gestore si impegna a rispettare tutte le normative nazionali e comunitarie vigenti in materia di igiene e sicurezza alimentare (ivi compreso il sistema HACCP e le disposizioni del Regolamento (CE) n. 852/2004 e successive modifiche).
7.2 Il Gestore manterrà idonea documentazione relativa alla tracciabilità, rintracciabilità degli alimenti, registri HACCP, piani di pulizia e sanificazione, conservazione delle merci e gestione degli scarti.
7.3 L’Azienda si riserva il diritto di effettuare ispezioni e controlli, previo preavviso di ______________ ore/giorni, e di richiedere interventi correttivi in caso di non conformità. In caso di grave rischio per la salute, l’Azienda potrà sospendere immediatamente il servizio.
Art. 8 – Locali, attrezzature e manutenzione
8.1 I locali e le attrezzature di proprietà dell’Azienda sono descritti in Allegato ______________. La responsabilità per la manutenzione ordinaria è di ______________; per la manutenzione straordinaria è di ______________.
8.2 Eventuali modifiche strutturali necessarie per l’erogazione del servizio dovranno essere approvate per iscritto da entrambe le parti e i relativi costi saranno a carico di ______________.
8.3 Il Gestore è responsabile del corretto utilizzo e custodimento delle attrezzature e ne risponde per danni derivanti da uso non conforme.
Art. 9 – Responsabilità civile e assicurazioni
9.1 Il Gestore dovrà essere coperto da polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi per un massimale non inferiore a Euro ______________ per sinistro/an. Copia della polizza e del certificato di assicurazione dovrà essere fornita all’Azienda all’atto della stipula e successivamente su richiesta.
9.2 Il Gestore è responsabile per danni diretti causati da negligenza, inosservanza delle norme igieniche o errata somministrazione di alimenti.
Art. 10 – Penali
10.1 Per gli eventuali inadempimenti o il mancato rispetto dei livelli di servizio concordati (specificati in Allegato ______________), si applicheranno penali come segue: ______________ (descrizione delle penali).
10.2 L’applicazione delle penali non esclude il diritto al risarcimento del maggior danno.
Art. 11 – Trattamento dei dati personali
11.1 Le parti si impegnano a trattare i dati personali degli utenti nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale vigente. Le finalità del trattamento sono limitate alla gestione del servizio di mensa e adempimenti connessi.
11.2 Eventuali incarichi di responsabile esterno del trattamento dovranno essere regolati con apposito atto scritto.
Art. 12 – Riservatezza
12.1 Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali ricevute durante l’esecuzione del contratto e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto dell’altra parte.
Art. 13 – Forza maggiore
13.1 Nessuna delle parti sarà responsabile per inadempimenti dovuti a cause di forza maggiore, fintantoché tali eventi perdurino. Le parti si impegnano a comunicare tempestivamente l’insorgenza e la cessazione dell’evento di forza maggiore.
Art. 14 – Risoluzione del contratto
14.1 Il contratto può essere risolto per giusta causa in caso di violazioni gravi e reiterate degli obblighi contrattuali, inclusi ma non limitati a gravi carenze igienico-sanitarie, mancato pagamento, inosservanza delle norme di sicurezza.
14.2 In caso di risoluzione anticipata, le parti definiscono le modalità di chiusura del servizio e la liquidazione delle spettanze per il periodo effettivamente erogato.
Art. 15 – Legge applicabile e foro competente
15.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
15.2 Per qualsiasi controversia relativa all’interpretazione o esecuzione del presente contratto, sarà competente il Foro di ______________, salvo diverso accordo delle parti per il ricorso alla mediazione o arbitrato (specificare: ______________).
Art. 16 – Allegati
Costituiscono parte integrante del presente contratto i seguenti allegati:
– Allegato A: Menù settimanale e listino prezzi (__ Allegato ______________);
– Allegato B: Specifiche tecniche e standard di qualità (__ Allegato ______________);
– Allegato C: Piano HACCP e procedure igieniche (__ Allegato ______________);
– Allegato D: Elenco locali e attrezzature (__ Allegato ______________);
– Allegato E: Copia polizza assicurativa (__ Allegato ______________);
– Altro: ______________.
Disposizioni finali
Qualsiasi modifica al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Luogo e data: ______________
Per l’Azienda
Nome società: ______________
Rappresentante legale: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ___________________________
Per il Gestore
Nome società: ______________
Rappresentante legale: ______________
Qualifica: ______________
Firma: ___________________________
Eventuali testimoni
Nome: ______________ Firma: ___________________
Nome: ______________ Firma: ___________________
(Spazio per timbri e data di registrazione: ______________)
Nota: gli allegati indicati devono essere compilati e sottoscritti congiuntamente. Questo modello è predisposto a titolo esemplificativo e può essere adattato alle specifiche esigenze contrattuali e normative; si raccomanda, prima della sottoscrizione, di verificarne la completezza con consulenti legali e di conformità.