Questa guida nasce per accompagnare chi deve stipulare o gestire una convenzione con un ristorante, offrendo strumenti pratici e consigli concreti per trasformare un accordo in un rapporto duraturo e vantaggioso. Troverai indicazioni su come definire condizioni economiche e menu, valutare aspetti legali e fiscali, impostare criteri di qualità e controllo, e comunicare l’offerta ai clienti o ai dipendenti. Ogni capitolo propone esempi pratici, checklist e suggerimenti negoziali per ridurre i rischi e valorizzare entrambe le parti. Utilizzala come riferimento operativo per costruire convenzioni chiare, sostenibili e orientate all’esperienza del cliente.
Come scrivere una convenzione ristorante
Per redigere una convenzione con un ristorante occorre innanzitutto definire in modo chiaro e preciso gli obiettivi e l’ambito dell’accordo: indicare le parti coinvolte con i loro dati identificativi, spiegare lo scopo della convenzione (per esempio scontistica per associati, fornitura pasti per eventi, servizi catering continuativi) e delimitare il periodo di validità. È importante introdurre un glossario che definisca i termini chiave usati nel testo per evitare ambiguità interpretative, ad esempio cosa si intende per “cliente convenzionato”, “evento” o “servizio erogato”.
La parte che disciplina i servizi offerti deve dettagliare cosa il ristorante si impegna a fornire, con quale qualità e in quali condizioni. Questo include orari di erogazione, eventuali menù dedicati, prezzi convenzionati o sconti applicabili, modalità di prenotazione e i livelli di servizio garantiti. Allo stesso tempo bisogna specificare gli obblighi del soggetto che usufruisce della convenzione, come comunicazioni preventive per prenotazioni di gruppo, rispetto delle politiche interne del locale e limiti di responsabilità per danni causati da comportamenti dei partecipanti.
Le condizioni economiche vanno formulate con chiarezza molto pratica: indicare i prezzi o le percentuali di sconto, le modalità e le tempistiche di fatturazione e pagamento, eventuali cauzioni o anticipi e gli interessi o penali per ritardi. Se sono previste soglie minime di consumo o garanzie economiche, queste devono essere esplicitate insieme alle conseguenze in caso di mancato raggiungimento. Nel caso di forniture periodiche o servizi per eventi ripetuti, stabilire il meccanismo di revisione prezzi e gli indici di riferimento per eventuali adeguamenti evita contenziosi futuri.
La gestione delle cancellazioni e delle variazioni è un punto cruciale: il testo deve prevedere termini di disdetta, percentuali di penale in funzione dei tempi e modalità per rinegoziare o ripianificare. Inserire clausole che regolamentino casi di forza maggiore, obblighi per la sicurezza alimentare e la conformità normativa garantisce che entrambe le parti sappiano come comportarsi in eventi imprevedibili. È consigliabile richiedere copia delle certificazioni obbligatorie del ristorante (licenze, HACCP, assicurazione RC) e prevedere il diritto di audit o ispezione per verificare il mantenimento degli standard concordati.
La responsabilità legale e le garanzie meritano una formulazione attenta: definire limiti di responsabilità, obblighi assicurativi e i rimedi in caso di inadempimento, oltre alla procedura per la risoluzione delle controversie. Stabilire una clausola che indichi la legge applicabile e il foro competente o la possibilità di ricorrere a mediazione o arbitrato può accelerare la soluzione delle controversie e contenere i costi legali. Se la convenzione prevede l’utilizzo di dati personali dei clienti, inserire obblighi di conformità al GDPR e indicare le misure di sicurezza e i ruoli di titolare e responsabile del trattamento.
Per la parte operativa e di comunicazione conviene disciplinare l’uso dei marchi e la promozione della convenzione: autorizzazioni per l’utilizzo del logo, modalità di comunicazione verso i clienti e gestione di promozioni o campagne marketing congiunte. Se è prevista esclusiva territoriale o per determinate categorie di utenti, tale esclusiva deve essere formulata con precisione temporale e geografica nonché con eventuali indennizzi in caso di violazione.
La forma e gli allegati completano la convenzione: indicare chiaramente la durata, le modalità e i termini per la disdetta, nonché l’obbligo di sottoscrivere e conservare copie. Allegare menu aggiornati, listini prezzi, planimetrie di sale, moduli di prenotazione e certificazioni tecniche garantisce che quanto concordato sia facilmente verificabile. Redigere il testo in linguaggio semplice ma giuridicamente efficace, evitare ambiguità e prevedere che ogni modifica sia valida solo se sottoscritta per iscritto evita dispute successive.
Prima della firma è prudente una verifica finale della coerenza tra clausole operative ed economiche e, se la convenzione ha rilevanza commerciale o rischi significativi, farla controllare da un consulente legale o fiscale. Infine, stabilire chi firma per conto delle parti, inserire data e luogo della sottoscrizione e predisporre l’archiviazione delle copie complete con gli allegati assicura l’esecutività e la tracciabilità dell’accordo.
Modello convenzione ristorante
Tra
– la società/ristorante: ______________________________________________________________ (denominazione commerciale), con sede legale in __________________________________________________, Codice Fiscale / Partita IVA __________________________________________________, rappresentata da __________________________________________________ in qualità di __________________________________________________ (di seguito “Il Ristorante”),
e
– il cliente/ente: ______________________________________________________________ (denominazione/nome), con sede/residenza in __________________________________________________, Codice Fiscale / Partita IVA __________________________________________________, rappresentato da __________________________________________________ in qualità di __________________________________________________ (di seguito “Il Committente”),
si conviene e stipula quanto segue.
1. Oggetto
Il presente accordo ha per oggetto la fornitura, da parte del Ristorante, dei servizi di ristorazione e/o catering e/o messa a disposizione di sale e servizi accessori per l’evento/periodo indicato nel presente contratto, secondo le condizioni e i prezzi specificati negli allegati. Descrizione sintetica dei servizi: ______________________________________________________________.
2. Luogo e data
Luogo di svolgimento: ______________________________________________________________.
Data/e e orari di svolgimento: ______________________________________________________________.
3. Durata
La presente convenzione ha validità da __________________________________________________ (data inizio) a __________________________________________________ (data fine), salvo rinnovo o risoluzione anticipata secondo quanto previsto dal presente contratto.
4. Prestazioni fornite dal Ristorante
Il Ristorante si impegna a fornire le seguenti prestazioni:
– Menu/menù concordato: ______________________________________________________________ (allegare dettagli tecnici e menu).
– Numero minimo/garantito di partecipanti: ______________________________________________________________.
– Allestimento sale, tovagliato, stoviglieria e personale di servizio: ______________________________________________________________.
– Servizi aggiuntivi (beverage, open bar, buffet, servizio bar, attrezzature audio/video, parcheggio, guardaroba, etc.): ______________________________________________________________.
5. Prezzi e condizioni di pagamento
– Prezzo a persona / pacchetto: ______________________________________________________________ (IVA __% inclusa/esclusa).
– Eventuali costi aggiuntivi (coperto, servizio, spese di trasporto, ecc.): ______________________________________________________________.
– Modalità di pagamento: ______________________________________________________________ (es. bonifico bancario intestato a __________________________________________________, IBAN __________________________________________________, accredito entro __ giorni dalla data dell’evento / fatturazione).
– Deposito confirmatorio: ______________________________________________________________ (importo o percentuale) da versare entro __ giorni dalla firma del presente contratto.
– Saldo finale: ______________________________________________________________ (modalità e termine per il saldo).
– In caso di mancato pagamento alle scadenze il Ristorante potrà sospendere le prestazioni e applicare interessi di mora al tasso legale aumentato di __ punti.
6. Prenotazioni, variazioni e cancellazioni
– Termine minimo per comunicare il numero definitivo di partecipanti: __ giorni prima dell’evento.
– Penalità per cancellazione da parte del Committente:
– Cancellazione entro __ giorni dall’evento: rimborso integrale del deposito.
– Cancellazione tra __ e __ giorni dall’evento: trattenimento del __% del deposito / importo concordato.
– Cancellazione a meno di __ giorni dall’evento: addebito del __% dell’importo totale.
– In caso di variazioni (menu, numero partecipanti, orario) il Committente dovrà darne comunicazione scritta e il Ristorante, se possibile, provvederà alla variazione con eventuale rettifica economica.
7. Obblighi del Ristorante
– Fornire i servizi concordati con diligenza e in conformità agli standard professionali.
– Garantire la conformità igienico-sanitaria secondo la normativa vigente e la presenza di documentazione HACCP su richiesta.
– Mettere a disposizione personale qualificato e sufficiente per il buon esito dell’evento.
– Predisporre coperture assicurative per responsabilità civile verso terzi come indicato in allegato: ______________________________________________________________.
8. Obblighi del Committente
– Fornire al Ristorante tutte le informazioni necessarie sulle caratteristiche dell’evento (orari, esigenze alimentari particolari, allergie, etc.): ______________________________________________________________.
– Provvedere al pagamento nei tempi e modi convenuti.
– Rispettare le regole della struttura e delle normative vigenti (es. limiti di orario, sicurezza, divieti): ______________________________________________________________.
9. Diete speciali e allergie
Il Committente si impegna a comunicare entro __ giorni prima dell’evento eventuali esigenze dietetiche, allergie o intolleranze. Il Ristorante non risponde per reazioni avverse non comunicate per tempo dal Committente.
10. Responsabilità e assicurazioni
– Il Ristorante è responsabile dei danni derivanti da negligenza nell’esecuzione delle prestazioni, nei limiti previsti dalla legge.
– Il Committente è responsabile per danni materiali alla struttura o alle attrezzature causati da suoi ospiti, salvo diversa pattuizione.
– Assicurazione RC professionale del Ristorante: ______________________________________________________________ (polizza, numero, massimale).
– Eventuali oggetti di valore lasciati incustoditi sono a rischio del proprietario.
11. Igiene, sicurezza e norme di pubblica sicurezza
Il Ristorante si impegna a rispettare le norme igienico-sanitarie e le disposizioni in materia di sicurezza sul lavoro. Il Committente si impegna a rispettare le disposizioni di pubblica sicurezza (capienza massima, divieti, uso di fiamme libere) e ad ottenere eventuali autorizzazioni necessarie per attività particolari (spettacoli, musica dal vivo, intrattenimenti): ______________________________________________________________.
12. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento totale o parziale delle obbligazioni derivanti dal presente contratto quando tale inadempimento è causato da eventi di forza maggiore, imprevedibili o inevitabili (es. calamità naturali, incendi, provvedimenti amministrativi, restrizioni sanitarie). La parte colpita comunicherà tempestivamente l’evento e le conseguenze.
13. Riservatezza
Le parti si obbligano a non divulgare informazioni confidenziali ricevute in occasione dell’esecuzione del presente contratto, per tutta la durata dello stesso e per __ anni successivi: ______________________________________________________________.
14. Modifiche
Ogni modifica al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
15. Risoluzione anticipata
Il presente accordo potrà essere risolto anticipatamente per inadempimento della controparte che non provveda a sanare l’inadempimento entro __ giorni dalla ricezione di formale comunicazione scritta. In caso di risoluzione per colpa del Committente, il Ristorante potrà trattenere le somme già versate e chiedere il risarcimento del maggior danno.
16. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni fra le parti dovranno essere effettuate per iscritto e inviate ai seguenti recapiti:
– Per il Ristorante: indirizzo __________________________________________________, PEC / e-mail __________________________________________________, telefono __________________________________________________.
– Per il Committente: indirizzo __________________________________________________, PEC / e-mail __________________________________________________, telefono __________________________________________________.
17. Clausola finale e legge applicabile
Per quanto non espressamente previsto dal presente contratto, le parti fanno riferimento alle norme del Codice Civile e alle leggi vigenti in materia. Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
18. Foro competente
Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di __________________________________________________.
19. Allegati
Sono parte integrante del presente contratto i seguenti allegati:
– Allegato A: Menù e composizione dei servizi.
– Allegato B: Listino prezzi dettagliato.
– Allegato C: Planimetria/Allestimento sala.
– Allegato D: Copia polizza assicurativa.
Eventuali altri allegati: ______________________________________________________________.
Letto, confermato e sottoscritto.
Data: __________________________________________________
Firma per il Ristorante
Nome e qualifica: __________________________________________________
Firma: __________________________________________________
Firma per il Committente
Nome e qualifica: __________________________________________________
Firma: __________________________________________________
Note finali (eventuali condizioni particolari concordate): ______________________________________________________________
______________________________________________________________