La presente guida nasce per fornire strumenti pratici e orientamenti giuridici a chi opera nel mondo associativo e deve dare forma a una convenzione tra associazioni. Spiegheremo in modo chiaro i principi normativi di riferimento, le clausole essenziali da inserire in un accordo, e le implicazioni amministrative, fiscali e di responsabilità che accompagnano la collaborazione tra enti non profit. Attraverso esempi concreti, modelli di clausole e suggerimenti operativi, l’obiettivo è aiutare a prevenire conflitti, definire ruoli e risorse, tutelare i destinatari delle attività e garantire trasparenza e accountability. La guida è pensata sia per dirigenti e responsabili legali di associazioni sia per operatori che devono negoziare, redigere o monitorare convenzioni, offrendo check-list e buone pratiche per ogni fase: dalla negoziazione alla cessazione dell’accordo. Seguono indicazioni pratiche per adattare il testo alle diverse tipologie di collaborazione, minimizzando i rischi e massimizzando l’efficacia delle azioni congiunte.
Come scrivere una convenzione tra associazioni
Come esperto, ti spiego in modo chiaro e pratico come redigere una convenzione tra associazioni: innanzitutto è fondamentale definire con precisione l’oggetto della convenzione e gli scopi comuni che le parti intendono perseguire, indicando il contesto operativo, le attività principali e i risultati attesi. Le parti vanno identificate in modo completo con ragione sociale, codice fiscale/partita IVA, sede legale e il rappresentante legale che firma l’atto, specificando eventualmente i poteri con cui agisce e se il rapporto prevede un capofila o un coordinatore per la gestione quotidiana.
La descrizione dei compiti e delle responsabilità deve essere dettagliata: occorre stabilire chi farà cosa, con quali modalità e secondo quali standard di qualità, indicando le risorse messe a disposizione da ciascuna associazione, siano esse risorse umane, logistiche, materiali o finanziarie. È utile vincolare obblighi concreti a scadenze temporali e a indicatori misurabili di avanzamento, così da evitare ambiguità in fase di esecuzione. Se sono previste prestazioni retribuite o rimborsi spese, la convenzione deve chiarire il regime economico, la ripartizione dei costi, le modalità di fatturazione e rendicontazione, i termini di pagamento e le regole per la verifica e l’eventuale revisione del budget.
Occorre prevedere la durata della convenzione, la data di inizio e di fine, oltre alle ipotesi e alle modalità di rinnovo o proroga. Devono essere disciplinate le cause e le procedure di risoluzione anticipata, con l’indicazione dei termini di preavviso e delle conseguenze economiche e operative della cessazione, nonché le disposizioni per il trattamento dei beni, dei fondi residui e dei rapporti con terzi al momento della chiusura. Inserire una clausola di forza maggiore che specifichi cosa succede in caso di eventi imprevedibili e inevitabili protegge le parti da responsabilità non imputabili.
La governance va regolata: stabilire un meccanismo decisionale per le scelte strategiche, le riunioni periodiche, la nomina di referenti operativi e le regole per la convocazione e il quorum decisionale evita conflitti. È importante prevedere obblighi di reporting e monitoraggio, con cadenze e contenuti dei report, modalità di controllo e audit, oltre alle conseguenze per inadempimenti. Qualora la convenzione si basi su finanziamenti esterni o su regolamenti pubblici, si devono armonizzare gli adempimenti di rendicontazione con i requisiti del soggetto finanziatore.
Protezione dei dati, riservatezza e proprietà intellettuale meritano attenzione specifica. La convenzione deve disciplinare la gestione dei dati personali in conformità al GDPR, chiarendo tempi di conservazione, responsabilità del titolare e degli eventuali responsabili del trattamento, nonché le misure di sicurezza richieste. Vanno regolate le eventuali licenze d’uso di materiali e contenuti creati nell’ambito del progetto, la titolarità dei risultati e le condizioni per la pubblicazione e la diffusione, prevedendo forme di utilizzo comune o quote di sfruttamento se del caso.
Le questioni di responsabilità, assicurazione e manleva sono centrali per ridurre i rischi: definire i limiti di responsabilità di ciascuna associazione, le obbligazioni di copertura assicurativa per persone, attività e terzi, e le clausole di indennizzo per danni causati da comportamenti colposi o dolosi protegge il patrimonio delle associazioni. Se sono previste attività con minori o soggetti vulnerabili, includi requisiti aggiuntivi su selezione del personale, formazione e polizze specifiche.
Prevedi modalità chiare per modificare la convenzione, indicando che ogni variazione sarà sottoscritta per iscritto dalle parti, e stabilisci un meccanismo di risoluzione delle controversie che privilegi prima la mediazione o la conciliazione e, in mancanza di accordo, definisca legge applicabile e foro competente o un procedimento arbitrale, in base alla natura della collaborazione e alle finalità associative. Se la collaborazione coinvolge più lingue o enti esteri, una clausola sulla lingua prevalente del testo e la necessità di traduzioni autorizzate evita interpretazioni divergenti.
La firma finale deve essere apposta dai rappresentanti legali, con indicazione del luogo e della data; è consigliabile allegare alla convenzione tutti i documenti tecnici necessari, come il piano operativo, il budget dettagliato, i curricula del personale chiave, copia delle polizze assicurative e ogni dichiarazione o autorizzazione richiesta da terzi o dalle normative vigenti. Infine, prima della sottoscrizione definitiva è opportuno sottoporre la bozza a verifica legale specialistica per controllare la conformità normativa e fiscale, semplificare il linguaggio per renderlo comprensibile ai soci e prevedere un sistema di contatti ufficiali per la gestione quotidiana, così da garantire che la convenzione non sia solo un atto formale ma uno strumento operativo efficace.
Modello convenzione tra associazioni
Tra le parti:
1) Associazione ______________, con sede in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________), codice fiscale/partita IVA ______________, legalmente rappresentata da ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Parte A”);
e
2) Associazione ______________, con sede in ______________ (via/piazza ______________, CAP ______________), codice fiscale/partita IVA ______________, legalmente rappresentata da ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Parte B”).
Premesso che
– le parti intendono collaborare per ______________;
– la collaborazione è finalizzata a ______________;
– le parti dispongono delle competenze e risorse necessarie per il perseguimento degli scopi indicati;
si conviene e stipula quanto segue.
1. Oggetto
La presente convenzione ha per oggetto la collaborazione tra le Parti per ______________ (di seguito “Attività”), in conformità con quanto dettagliato nell’Allegato ______________, che forma parte integrante del presente atto.
2. Durata
La presente convenzione decorre dal ______________ e si conclude il ______________, salvo rinnovo concordato per iscritto tra le Parti o risoluzione anticipata nei termini di cui all’art. 12.
3. Obblighi delle Parti
3.1 Obblighi della Parte A:
– fornire ______________;
– svolgere ______________;
– nominare referente ______________, contattabile a ______________.
3.2 Obblighi della Parte B:
– fornire ______________;
– svolgere ______________;
– nominare referente ______________, contattabile a ______________.
3.3 Le Parti si impegnano a cooperare in buona fede, a scambiarsi informazioni utili al perseguimento delle finalità della convenzione e a partecipare alle riunioni di coordinamento.
4. Risorse economiche e rendicontazione
4.1 Il finanziamento delle Attività avverrà mediante:
– contributo della Parte A: € ______________, da erogarsi secondo le seguenti modalità: ______________;
– contributo della Parte B: € ______________, da erogarsi secondo le seguenti modalità: ______________;
– eventuali altri finanziamenti: ______________.
4.2 Le Parti terranno una rendicontazione dettagliata delle spese sostenute e trasmetteranno i documenti giustificativi entro ______________ giorni dalla richiesta dell’altra Parte o entro i termini stabiliti negli Allegati.
5. Coordinamento e governance
5.1 Per l’attuazione della convenzione le Parti costituiranno un Comitato di Coordinamento composto da ______________ membri, nominati come segue: ______________.
5.2 Il Comitato si riunirà con cadenza ______________ e adotterà decisioni all’unanimità/su maggioranza (barrare la casella o specificare) ______________.
6. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni relative alla presente convenzione dovranno essere effettuate per iscritto ai seguenti indirizzi:
– Parte A: ______________ (e-mail ______________; PEC ______________);
– Parte B: ______________ (e-mail ______________; PEC ______________).
7. Proprietà intellettuale
Salvo diverso accordo scritto, i risultati, materiali, elaborati e strumenti realizzati nell’ambito delle Attività saranno di proprietà di ______________. Le parti concordano le seguenti modalità di utilizzo e sfruttamento: ______________.
8. Riservatezza
8.1 Le Parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni e i dati scambiati nell’ambito della presente convenzione e a non divulgarli a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte, salvo obblighi di legge.
8.2 L’obbligo di riservatezza perdurerà per ______________ anni dalla cessazione della convenzione.
9. Trattamento dei dati personali
Le Parti si conformeranno alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Eventuali trattamenti di dati personali saranno disciplinati da specifico accordo/Allegato ______________.
10. Responsabilità e assicurazioni
10.1 Ciascuna Parte è responsabile per i danni causati per propria colpa o negligenza nello svolgimento delle obbligazioni assunte con la presente convenzione.
10.2 Le Parti si impegnano a mantenere attive, per tutta la durata della convenzione, polizze assicurative adeguate per responsabilità civile verso terzi/operai/volontari, come segue: ______________ (compagnia, massimali, numero polizza).
11. Modifiche
Ogni modifica o integrazione del presente accordo dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
12. Risoluzione anticipata
12.1 La convenzione potrà essere risolta da ciascuna Parte in caso di inadempimento grave dell’altra Parte, qualora tale inadempimento non sia sanato entro ______________ giorni dalla ricezione di contestazione scritta.
12.2 In caso di risoluzione per grave inadempimento, la Parte inadempiente sarà tenuta al risarcimento dei danni comprovati.
13. Clausola di salvataggio
Qualora una qualsiasi disposizione della presente convenzione sia ritenuta invalida o inefficace, le restanti disposizioni resteranno pienamente valide ed efficaci. Le Parti si impegnano a sostituire la disposizione invalida con una disposizione valida che realizzi il più possibile l’intento economico e giuridico delle Parti.
14. Legge applicabile e foro competente
La presente convenzione è regolata dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente accordo sarà competente in via esclusiva il Foro di ______________, salvo diverso accordo tra le Parti per la conciliazione/ADR come descritto in Allegato ______________.
15. Allegati
Sono parte integrante della presente convenzione i seguenti Allegati:
– Allegato A: Descrizione dettagliata delle Attività (__ numero pagine __);
– Allegato B: Piano finanziario e modalità di rendicontazione;
– Allegato C: Regole per l’uso del logo e della comunicazione;
– Allegato D: Accordo sul trattamento dei dati personali (se applicabile);
– Altro: ______________.
16. Disposizioni finali
16.1 La sottoscrizione della presente convenzione implica l’accettazione integrale di tutte le clausole contenute nel presente testo e negli Allegati.
16.2 Le Parti dichiarano di aver letto, compreso e accettato tutte le condizioni qui stabilite.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: ______________, lì ______________
Per la Parte A
Associazione: ______________
Nome e qualifica del legale rappresentante: ______________
Firma: _________________________________
Per la Parte B
Associazione: ______________
Nome e qualifica del legale rappresentante: ______________
Firma: _________________________________
(Per ricevuta e presa visione degli Allegati)
Allegato A: ______________ (firma): _________________________________
Allegato B: ______________ (firma): _________________________________
Eventuali ulteriori firme/visure/approvazioni (es. consigli direttivi, soci fondatori):
_______________________________ (nome e qualifica) — firma: _________________________________