Una proposta di convenzione è lo strumento con cui si traducono in termini chiari e misurabili gli intenti di collaborazione tra soggetti pubblici o privati: definisce obiettivi, responsabilità, risorse e modalità di verifica per trasformare un accordo preliminare in un impegno operativo. Questa guida offre indicazioni pratiche per redigere una proposta efficace, traducendo esigenze giuridiche, amministrative e organizzative in clausole comprensibili e sostenibili. Troverai suggerimenti su come strutturare il documento, formulare articoli chiari, prevedere tutele e meccanismi di controllo, nonché esempi di formulazioni standard e checklist per la revisione. L’obiettivo è fornire uno schema utilizzabile in contesti reali che faciliti la negoziazione, riduca le ambiguità e aumenti la probabilità di attuazione dell’accordo.
Come scrivere una proposta di convenzione
Per redigere una proposta di convenzione chiara, efficace e sostenibile è fondamentale partire dalla definizione precisa degli obiettivi che la convenzione intende perseguire e del contesto in cui si inserisce: descrivi in modo sintetico ma esaustivo le finalità, l’area d’intervento e le esigenze che la convenzione mira a soddisfare, collegando queste premesse a dati concreti o a una breve analisi di contesto che ne giustifichi l’adozione. Successivamente delinea il campo di applicazione, spiegando chi sono le parti coinvolte, quali attività saranno oggetto della convenzione e quali esclusioni si intendono applicare; la chiarezza sul perimetro evita fraintendimenti futuri e facilita la negoziazione.
Dedica una sezione ai ruoli e alle responsabilità delle parti, precisando compiti operativi, obblighi di coordinamento e livelli di responsabilità. È utile descrivere anche gli organismi di governance previsti, con le modalità di convocazione e decisione, nonché i referenti tecnici e amministrativi incaricati del monitoraggio. La parte economica deve essere trattata con rigore: indica le risorse impegnate, la natura dei finanziamenti (una tantum, periodici, contributi in natura), le modalità e le tempistiche di erogazione, le condizioni per la rendicontazione e le eventuali penali o revisioni di finanziamento in caso di inadempienze o mutamenti di contesto.
Prevedi clausole chiare per la durata della convenzione, per il rinnovo e per la risoluzione anticipata; specifica le cause che legittimano la cessazione, le procedure di uscita e le obbligazioni residue delle parti. Inserisci meccanismi di monitoraggio e valutazione che definiscano indicatori di performance misurabili, report periodici, audit e modalità di verifica dei risultati, in modo che la valutazione sia oggettiva e fondi eventuali decisioni di proroga o modifica su dati verificabili. Non trascurare la disciplina della proprietà intellettuale e della gestione dei dati, con clausole su diritti d’uso, titolarità di prodotti e risultati, trattamento dei dati personali e riservatezza, compatibilmente con la normativa vigente.
Prevedi altresì un sistema di gestione dei rischi e delle responsabilità, includendo assicurazioni se necessario e stabilendo i limiti di responsabilità contrattuale. La previsione di una clausola di risoluzione delle controversie, che possa privilegiare mediazione o arbitrato prima di un ricorso giudiziario, facilita la gestione dei conflitti e riduce tempi e costi. Cura il linguaggio: utilizza termini semplici e precisi, evita ambiguità e sinonimi che possano essere interpretati in modo diverso; dove serve, definisci espressamente i termini tecnici per uniformare le interpretazioni.
Allega alla proposta documentazione a supporto come piani operativi, budget dettagliato, cronoprogramma delle attività e curricula delle figure chiave; gli allegati devono essere richiamati nel corpo della convenzione con chiara gerarchia documental e indicazione di eventuali riferimenti normativi. Prima di formalizzare il testo prova a simulare scenari pratici per verificare la coerenza delle clausole rispetto a casi concreti e coinvolgi le controparti in una fase di confronto preliminare per raccogliere osservazioni e ridurre i tempi di negoziazione; l’apertura a revisioni ragionate aumenta le probabilità di accettazione.
Infine, cura la fase formale della sottoscrizione prevedendo dati completi delle parti, modalità di rappresentanza, firme e date, nonché la registrazione o vidimazione se richiesta da norme specifiche. Prima della firma definitiva sottoponi il documento a una verifica legale per conformità normativa e a un controllo amministrativo-contabile per coerenza di budget e procedure. Un testo ben strutturato, trasparente nelle responsabilità e sostenuto da un piano operativo e finanziario credibile è la maggiore garanzia di successo per una proposta di convenzione che duri nel tempo e produca i risultati attesi.
Modello proposta di convenzione
Tra
1) ______________, con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, rappresentata da ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Proponente”);
e
2) ______________, con sede legale in ______________, codice fiscale / partita IVA ______________, rappresentata da ______________ in qualità di ______________ (di seguito “Proponente / Convenzionato”).
/ Oggetto della proposta
1. Oggetto
La presente proposta di convenzione ha per oggetto ______________ (descrizione sintetica delle attività, servizi o prodotti oggetto della convenzione), secondo i termini e le condizioni di cui al presente documento.
2. Finalità
La convenzione intende perseguire le seguenti finalità: ______________.
3. Durata
La convenzione avrà durata a decorrere dal ______________ e terminerà il ______________, salvo rinnovo o risoluzione anticipata nei casi previsti dal presente documento.
4. Ambito territoriale
Le prestazioni saranno erogate presso ______________ / su territorio ______________.
Obblighi delle parti
5. Obblighi del Proponente
Il Proponente si impegna a:
– fornire ______________;
– garantire ______________;
– rispettare i termini di consegna/prestazione indicati in ______________.
6. Obblighi del Convenzionato
Il Convenzionato si impegna a:
– mettere a disposizione ______________;
– corrispondere i compensi nei termini di pagamento indicati al punto 8;
– collaborare con il Proponente per ______________.
Corrispettivi e modalità di pagamento
7. Corrispettivi
Il compenso per le prestazioni oggetto della convenzione è fissato in ______________ (euro) per ______________ (unità / periodo), IVA ______________ (indicare se inclusa o esclusa).
8. Modalità e termini di pagamento
I pagamenti saranno effettuati secondo le seguenti modalità:
– fatturazione: ______________;
– termini di pagamento: ______________ (es. 30 gg data fattura);
– modalità di pagamento: ______________ (es. bonifico bancario a favore di ______________, IBAN ______________);
– eventuali penali per ritardato pagamento: ______________.
Pianificazione e responsabilità operative
9. Piano operativo
Le parti si impegnano a redigere e approvare un piano operativo contenente: ______________, da allegare quale Allegato A.
10. Responsabilità e assicurazioni
Ciascuna parte è responsabile per i danni derivanti da propria colpa o negligenza. Il Convenzionato si impegna a mantenere in vigore polizze assicurative per ______________ con massimali minimi di ______________.
Proprietà intellettuale e utilizzo dei materiali
11. Proprietà intellettuale
I diritti di proprietà intellettuale relativi a ______________ restano di proprietà di ______________. La parte autorizzata concede all’altra parte una licenza ______________ (es. non esclusiva, limitata a …) per l’utilizzo esclusivo ai fini della presente convenzione.
12. Materiali e documentazione
Tutta la documentazione tecnica, i report e i materiali prodotti in esecuzione della convenzione saranno consegnati e disciplinati come segue: ______________.
Confidenzialità e protezione dei dati
13. Confidenzialità
Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali scambiate nell’ambito della convenzione e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto dell’altra parte, per la durata di ______________ anni dal termine della convenzione.
14. Trattamento dei dati personali
Le parti si conformeranno alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Reg. UE 2016/679 e normativa nazionale). Il ruolo di ciascuna parte ai sensi del GDPR sarà: ______________ (es. titolare / responsabile del trattamento). Eventuali incarichi di trattamento saranno disciplinati mediante apposito incarico scritto.
Garanzie e responsabilità
15. Garanzie
Il Convenzionato garantisce che le prestazioni saranno eseguite con diligenza professionale, conformemente alle normative applicabili e agli standard di settore.
16. Limitazione di responsabilità
La responsabilità di ciascuna parte per danni indiretti, perdita di profitto o danni consequenziali è esclusa, salvo i casi di dolo o colpa grave. La responsabilità massima complessiva è limitata a ______________ (importo).
Recesso e risoluzione
17. Recesso
Ciascuna parte potrà recedere dalla convenzione con un preavviso scritto di ______________ giorni, salvo diverse pattuizioni per cause specifiche.
18. Risoluzione per inadempimento
La parte adempiente potrà risolvere immediatamente la convenzione in caso di inosservanza sostanziale degli obblighi da parte dell’altra parte, previa comunicazione scritta e mancata regolarizzazione entro ______________ giorni dal ricevimento della medesima.
Forza maggiore
19. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per ritardi o inadempimenti derivanti da cause di forza maggiore, intese come ______________. La parte che invoca la forza maggiore dovrà darne pronta comunicazione all’altra parte e adottare misure ragionevoli per limitare gli effetti.
Comunicazioni
20. Comunicazioni
Le comunicazioni relative alla presente convenzione saranno effettuate per iscritto ai seguenti indirizzi:
– Per il Proponente: ______________ (indirizzo, PEC, e-mail, telefono)
– Per il Convenzionato: ______________ (indirizzo, PEC, e-mail, telefono)
Modifiche e integrazioni
21. Modifiche
Ogni modifica o integrazione alla presente convenzione dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
Legge applicabile e foro competente
22. Legge applicabile
La presente convenzione è regolata dalla legge italiana.
23. Foro competente
Per ogni controversia derivante dalla presente convenzione sarà competente in via esclusiva il Foro di ______________, salvo diverso accordo tra le parti per la mediazione o l’arbitrato come da Allegato ______________.
Allegati
24. Allegati
La seguente documentazione fa parte integrante della presente proposta di convenzione:
– Allegato A: Piano operativo ______________
– Allegato B: Capitolato tecnico / specifiche ______________
– Allegato C: Modello di incarico trattamento dati ______________
– Altri allegati: ______________
Validità della proposta
25. Validità
La presente proposta è valida fino al ______________. In mancanza di accettazione entro tale data, la proposta si intenderà automaticamente decaduta.
Accettazione
26. Accettazione della proposta
Il Convenzionato dichiara di aver preso visione di tutte le clausole della presente proposta di convenzione e, approvandole, accetta integralmente i termini qui indicati.
Luogo e data
Luogo: ______________
Data: ______________
Firme
Per il Proponente
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Per il Convenzionato
Nome e qualifica: ______________
Firma: ______________
Note finali (facoltative)
– Eventuali ulteriori condizioni particolari: ______________.
– Contatti per l’esecuzione: ______________.
(La presente proposta di convenzione è predisposta a titolo esemplificativo. Si consiglia la verifica e, se necessario, l’adattamento alle specifiche esigenze contrattuali e alla normativa vigente, anche con l’assistenza di un consulente legale.)